Ответ нейросети:
1. Суть ситуации и правовая оценка
Работник по личному заявлению получил трудовую книжку на руки, обязался вернуть ее в срок, но повредил документ (обгорела, но читаема). Он обратился с просьбой выдать дубликат и удержать его стоимость из зарплаты. Возникают вопросы о порядке действий работодателя, ответственности кадровика и необходимости оформления акта.
2. Применимые нормы
Основные нормы: ст. 62, 66, 234, 392 Трудового кодекса РФ, Правила ведения и хранения трудовых книжек (постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и Инструкция Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69).
3. Риски, ответственность, нюансы
- Ответственность за сохранность трудовой книжки в период, когда она выдана работнику по заявлению, лежит на работнике, а не на сотруднике отдела кадров. Кадровик отвечает за сохранность только пока книжка находится в учреждении (п. 41 Инструкции № 69).
- Акт о порче составлять желательно для фиксации обстоятельств повреждения, но строго обязательного требования нет. Такой акт поможет обосновать выдачу дубликата и удержание стоимости.
- Виновного искать не требуется, если сам работник признал факт порчи и согласен на удержание стоимости дубликата.
- Для сотрудника отдела кадров негативных последствий нет, если выдача была оформлена надлежащим образом (заявление, расписка о получении, возврате).
- Работодатель вправе удержать с работника стоимость нового бланка трудовой книжки (п. 47 Инструкции № 69, ст. 137 ТК РФ).
4. Пошаговые действия
1) Принять от работника письменное заявление о выдаче дубликата и удержании стоимости.
2) Оформить акт о порче трудовой книжки (произвольно, с подписями работника и комиссии/ответственных лиц).
3) Издать приказ о выдаче дубликата трудовой книжки.
4) Оформить дубликат по установленной форме, внести в него необходимые сведения.
5) Удержать из зарплаты работника стоимость бланка (не более фактической стоимости, на основании письменного согласия).
6) Хранить поврежденную книжку в личном деле работника (п. 48 Инструкции № 69).
5. Что уточнить
Если выдача трудовой книжки работнику оформлялась правильно (заявление, расписка), рисков для кадровика нет. Если же порядок был нарушен, возможны вопросы к кадровику по внутреннему контролю.
Для точной оценки вашей ситуации и оформления документов рекомендую проконсультироваться с юристом.
