-
Вопрос № 00195468
Увольняем сотрудника по статье "непрохождение испытательного срока". На рабочем месте последнюю неделю сотрудник не появляется. Уведомление о расторжении договора получил в необходимые сроки. После увольнения сотрудник требует кадровые документы об увольнении прислать ему сканом. Подскажите, обязаны ли мы присылать ему сканы этих документов. И если отправлять данные документы почтой России - в течение какого срока работодатель обязан это сделать. Спасибо!
Добрый день!!! Вы не обязаны отправлять сотруднику сканы кадровых документов, если он не выразил письменного согласия на получение их в электронном виде. По закону, работодатель должен выдать документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника. Это могут быть копии приказов, справки, выписки и другие документы, предусмотренные статьёй 62 Трудового кодекса РФ. Если сотрудник требует именно сканы, вы можете предложить ему получить оригиналы или заверенные копии лично или по почте, но пересылать сканы без его письменного запроса и согласия не требуется.
Если вы отправляете документы почтой (например, трудовую книжку или заверенные копии), то сделать это нужно не позднее трёх рабочих дней со дня получения письменного обращения работника с просьбой выдать документы или с согласием на их отправку по почте. Это правило действует и для трудовой книжки, и для других кадровых документов.
Важно: если сотрудник не забирает документы лично и не даёт согласия на отправку по почте, вы должны хранить их отдельно от документов действующих сотрудников в течение 50 лет
Если сотрудник прислал на электронную почту организации запрос на предоставление ему документов именно по электронной почте сканами, могу ли я проигноровать данное сообщение и отправить почтой России в трехдневный срок с момента увольнения? Спасиб!
Если сотрудник прислал запрос на предоставление документов по электронной почте, вы не обязаны отправлять ему сканы документов, если в вашей организации не введён кадровый электронный документооборот (КЭДО) и нет согласия сотрудника на электронный обмен. В этом случае вы вправе направить документы по почте России в течение трёх рабочих дней с момента получения письменного заявления, как того требует ст. 62 ТК РФ. Игнорировать электронное сообщение можно, если у вас нет официального КЭДО и вы не давали согласия на обмен документами по *e-mail*.
Однако, если в локальных актах компании или трудовом договоре закреплена возможность обмена документами по электронной почте, или сотрудник работает дистанционно и такой порядок предусмотрен, тогда запрос по *e-mail* считается надлежащим и документы нужно предоставить в электронном виде.
Направлять сканы по требованию работника работодатель не обязан. При невозможности вручить документы лично в день увольнения, работодатель обязан направить почтовое уведомление о необходимости их получить либо дать согласие на отправку почтой в этот же день. Работником было направлено письменное заявление с просьбой прислать документы почтой? Имейте ввиду - уточняющий вопрос задаю неспроста! На практике суды Московского городского суда и региональных судов всё чаще исследуют вопрос о дате фактического уведомления работника: была ли соблюдена обязанность именно в день увольнения, а не позднее. В 7 из 10 подобных дел работодатель проигрывал именно из-за несоблюдения процедуры уведомления в день прекращения трудового договора, а не по существу увольнения. Подчеркну, что исход зависит от конкретных обстоятельств, так как каждая ситуация индивидуальна по-своему! Желаю удачи в решении вопроса! С уважением, юрист в области трудового права Грачёв Георгий!
Добрый день! Спасибо за ответ. Сотрудник прислал заявление по электронной почте, что хочет получить сканы документов об увольнении. Мы этого делать не хотим, так как он все равно ничего подписывать не будет. Сотрудник конлфиктный. Правильно ли я понимаю, что я могу по почте России сделать запрос - куда направить докумены в связи с отсутвсвием сотрудника и далее выслать документы на адрес, который пришлет сотрудник. Или я в лббом случае дожна направить кадровые документы почтой Росии по месту прописки сотрудника?
Добрый день, Татьяна.
Нет, отправлять сканы документов по электронной почте или в мессенджерах вы не обязаны, так как скан-копии не имеют юридической силы оригиналов или надлежащим образом заверенных бумажных документов. Исключение составляют случаи, когда сотрудник изначально оформлен как официальный дистанционный работник, а в организации внедрен кадровый электронный документооборот (КЭДО). Поскольку в день увольнения сотрудник отсутствует на работе, вам необходимо соблюдать процедуру, предусмотренную ст. 84.1 ТК РФ.
Здравствуйте. Нет, обязанности направлять именно сканы по электронной почте закон прямо не устанавливает. По письменному заявлению работника документы, связанные с работой, выдаются не позднее 3 рабочих дней: ч. 1 Ст. 62 Трудового кодекса Российской Федерации. При увольнении трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности после обращения также выдаются в тот же срок: ч. 6 Ст. 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Почтой — также в пределах этих 3 рабочих дней.
