Электронный оборот юридических документов.
Стремительное развитие информационных технологий создало проблему комплексной автоматизации документооборота и разработки программных продуктов в ИТ. В связи с этим при организации работы с документами широкое распространение получили такие понятия, как «электронный документ», «электронная цифровая подпись», «электронное правительство», «электронная документация», «электронный документооборот».Электронные документы — это тип документа, который существует только в цифровой форме.
Эти электронные документы являются информационным продуктом новейших электронных информационных технологий, таких как интернет-технологии, WWW-технологии, мультимедиа. документооборот, отношения между участниками которого регулируются национальным законодательством и другими нормативными правовыми актами.Электронный документооборот является эффективным способом обмена информацией в разных государствах.
Обеспечение правового законодательства внутри страны невозможно без учета зарубежных методов правового регулирования электронного документооборота. На современном этапе развитию электронного документооборота препятствует несовершенство правового регулирования, т.е. обеспечение безопасности информации, способность электронного документа выступать в качестве доказательства, юридическая сила документа и т.д.
Стремительное развитие электронных телекоммуникаций и электронной коммерции потребовало формирования правовых норм для вновь возникших отношений. В начале этого процесса, наряду с космосом и открытым морем, была предпринята попытка решить проблемы электронной торговли, объявив открытые компьютерные сети киберпространством, или четвертым международным пространством. Кроме того, в Интернете существовало движение за самоуправление. Его суть заключалась в том, что из-за глобального характера электронной коммерции законодательство должно было быть сведено к минимуму, соответствовать международным и прозрачным, четко определенным целям и обеспечивать надежность, эффективность и единообразные правила поведения.
Глобальный и экстенсивный характер экономики, использующей электронные средства телекоммуникаций, не позволяет регулировать ее каким-либо правительством или государственным органом. Поэтому, в результате, предпочтение было отдано методу саморегуляции. Современный глобальный бизнес-диалог должен быть сосредоточен на предоставлении четких и конкретных решений и разработке правил и кодексов поведения, связанных с нормами саморегулирования в бизнесе, которые должны формироваться на основе консультаций с правительствами государств и международными организациями. Однако в настоящее время компания добилась максимального прогресса в вопросе унификации законодательного регулирования отношений в сфере электронной коммерции благодаря работе в международных организациях.
Многие организации в той или иной степени озабочены вопросом регулирования электронного документооборота, что связано со все более расширяющейся сферой электронной коммерции, то есть осуществлением транзакций с использованием Интернета. Здесь электронный документ является основой, без которой электронная коммерция не может существовать.
Основными органами, разрабатывающими международные требования и рекомендации по процедурам и правилам электронного документооборота, являются Комиссия по предпринимательству, упрощению процедур ведения бизнеса и развитию в рамках Конференции ООН по торговле и развитию, Комиссия ООН по праву международной торговли и Центр по упрощению процедур международной торговли при Европейской экономической комиссии, Комиссия по Международный союз электросвязи, который является специализированным телекоммуникационным агентством при ООН. Но следует отметить, что ведущая роль в разработке правил электронного документооборота исторически принадлежала UNC и Европейскому Совету.
В настоящее время в России появилась реальная возможность функционирования полностью автоматизированной системы электронного документооборота как между контрагентами, так и в отношении органов государственной власти.
Закон разрешает электронное исполнение контрактов, цифровую подпись, электронные счета и все функции электронного учета, включая электронные счета-фактуры и другие электронные первичные документы для целей соблюдения налогового законодательства.
Обмен электронными документами, как правило, может осуществляться через посредника специализированного поставщика услуг, который выступает в качестве электронного курьера для обеспечения обмена электронными документами. Поставщики специальных услуг именуются операторами электронного документооборота («Операторы») и, как правило, также выполняют функции Удостоверяющих центров. Операторы не только обеспечивают техническую возможность обмена электронными документами, но и обеспечивают соблюдение законодательства. Провайдер фиксирует даты выдачи или получения электронных документов, обеспечивает безопасность передачи документов, а также выступает в качестве независимой третьей стороны в случае возникновения споров и судебных разбирательств.
Для участия в электронном документообороте необходимо получение именной электронной подписи в Удостоверяющем центре в зависимости от уровня требуемого юридического обеспечения. Авторизованные Операторы входят в так называемую Сеть Доверенных Провайдеров Электронного Документооборота. Удостоверяющие центры могут быть как аккредитованными, так и неаккредитованными в уполномоченном федеральном органе.
Для деятельности в качестве Оператора и Удостоверяющего центра требуются лицензии Минкомсвязи и Федеральной службы безопасности. В целях электронного обмена счетов-фактур ФНС практикует систему авторизации Операторов, которые могут в этом участвовать.
В настоящее время обмениваться документами могут только пользователи, обслуживаемые одним провайдером из-за технической совместимости систем. Вопрос организации роуминга между разными провайдерами сейчас находится на стадии технической проработки и является лишь вопросом времени.
Использование электронных подписей регулируется Законом об электронной подписи от 1 июля 2012 г. [.Существует два типа официально разрешенных электронных подписей: так называемая простая подпись и усиленная подпись . Последняя далее делится на два типа: неквалифицированные и квалифицированные подписи . По существу из этих двух фактически используется только последняя, то есть усиленная квалифицированная подпись.
Простая подпись не очень актуальна для реального электронного документооборота, а обычно используется только как средство идентификации пользователей для общения с государственными и муниципальными органами через официальные веб-порталы. Простая подпись получена в связи с регистрацией на соответствующем портале. Он не предназначен для заключения юридических соглашений или юридически действительного подписания документов, поскольку этот вид подписи не является частью системы, гарантирующей невозможность внесения изменений в документ после подписания. Этот тип подписи используется в услугах связи, состоящих в выдаче справочной информации.
Усиленная квалифицированная подпись используется совместно с квалификационным сертификатом (сертификатом проверки электронной подписи), созданным аккредитованным Удостоверяющим центром. В совокупности с сертифицированным ФСБ средством криптозащиты этот вид подписи считается наиболее защищенным.
Использование усиленной квалифицированной подписи в настоящее время предусмотрено в следующих случаях:
- Электронные счета-фактуры НДС
- Подача налоговых деклараций, финансовой отчетности и требование о возврате средств
- Сдача отчетности в пенсионный и социальный фонды
- Подача отчетов в орган статистики
- Подача различного рода уведомлений и официальных отчетов в другие органы
- Проведение сделок с таможенными органами;
- Использование в системах онлайн-банкинга. Банкам предоставляется право по своему усмотрению определять тип электронной подписи, которая будет использоваться в договоре с клиентом. На практике большинство банков требуют использования усиленной квалифицированной электронной подписи;
- Обмен электронными документами между работодателем и удаленным работником (ТК РФ, ст. 312.1).
Электронный документ с усиленной квалифицированной электронной подписью приравнивается к документу на бумажном носителе с собственноручной подписью (за исключением случаев, когда законом требуется представление документа на бумажном носителе, например, при выдаче векселя). Но для электронных документов с простыми и усиленными безквалифицированными подписями верно обратное: документ с такими подписями может считаться эквивалентным документу на бумажном носителе с собственноручной подписью только в тех случаях, когда это прямо предусмотрено законом или нормативными правовыми актами, или когда это устанавливается соглашением сторон (ст. 10 и 11 Закона об электронной подписи). Поэтому только квалифицированная электронная подпись признается эквивалентной бумажному документу во всех случаях, когда допускается создание электронного документа.
В соответствии с указом Президента Российской Федерации от 9 мая 2017 г. № 203 «О стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы» перед современным бизнесом стоит задача внедрения электронных документооборота, в том числе по кадровым вопросам, в жизнь компании.
Уже в начале апреля 2020 года стартовал масштабный проект, подготовленный Министерством труда и социальной защиты населения по внедрению электронного документооборота по кадровым вопросам. В рамках данного эксперимента всем участникам была предоставлена возможность ведения электронного кадрового документооборота на портале «Работа в России» — государственной информационной площадке, предоставляющей услуги по трудоустройству в электронной форме, в том числе с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг. .
Основная задача эксперимента — реализация механизмов ведения и применения электронных документов, связанных с работой, а также подготовка предложений по внесению изменений в законодательство РФ.
В систему включен раздел о порядке создания, использования и хранения электронных документов, что позволяет избежать их оформления и дублирования на бумажных носителях. В эксперименте участвуют 129 работодателей, из которых 18 уже используют нововведение в пилотном режиме. Среди предложений участников проекта стоит обратить внимание на просьбу о введении шаблонов типовых документов для работодателей и функции автоматического заполнения персональных данных потенциальных работников при формировании электронного трудового договора с использованием информации, содержащейся в профиле. о государственных услугах.
Это не первый проект в российской практике по внедрению электронного документооборота. Аналогичный эксперимент был проведен Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации в 2018 году. Среди участников — 11 крупных компаний-работодателей (АО «РЖД», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», Ростелеком). ПАО, ООО «СИБУР», АО «Альфа-Банк», ПАО «Татнефть», ООО «Агроторг»). По результатам эксперимента 2018 года были выявлены следующие проблемы электронного кадрового документооборота:
- Высокая стоимость приобретения и использования ЭЦП в расчете на одного сотрудника, особенно в компаниях с высокой текучестью кадров;
- Отсутствие нормативного регулирования использования электронной подписи в кадровом делопроизводстве;
- Отсутствие готового ПО для автоматизации документооборота персонала;
- Необходимость обеспечения постоянной технической поддержки электронного кадрового документооборота;
- Риски потери данных, несанкционированного использования данных третьими лицами, программных ошибок при передаче или обработке информации;
- Низкая компьютерная грамотность некоторых сотрудников и недоверие к электронным документам.
Говоря о специфике нового проекта, следует отметить, что в нем может принять участие любая организация, изъявившая желание. При этом работники принимают участие в проекте только на добровольной основе, при этом сохраняется право на отказ от участия, предварительно уведомив работодателя о своем решении в письменной форме.
Электронный кадровый документооборот на портале «Работа в России» бесплатен для работодателей, что позволяет свести к нулю затраты на внедрение собственных информационных систем. Этот проект создает дополнительные возможности как для работников, так и для работодателей. Эксперимент позволяет расширить рамки поиска работы, а также сэкономить значительное количество времени. При приеме на работу потенциальный работник получает возможность выбрать работодателя из другого региона, пройти собеседование с использованием дистанционных технологий и подписать трудовой договор. Сотрудники смогут подписывать представленные ими или предназначенные для них кадровые документы со своего гаджета с помощью электронной подписи без посещения кадровой службы, что значительно повышает оперативность получения необходимой информации.
В Российской Федерации использование электронных записей и электронных подписей регулируется как федеральными законами, так и подзаконными актами. Основным применимым законодательством в отношении электронных подписей является Федеральный закон 63-ФЗ
Другими применимыми нормативными правовыми актами в отношении электронных подписей являются Приказ ФСБ России от 27 декабря 2011 г. № 795 «Об утверждении требований к форме сертификата квалифицированного ключа проверки электронной подписи» и Приказ ФСБ РФ от 27 декабря 2011 г. Российской Федерации от 27 декабря 2011 г. № 796 «Об утверждении Требований к средствам электронной подписи и Требований к средствам удостоверяющего центра».
Видами электронных подписей, применяемыми в Российской Федерации, регулируемыми Федеральным законом 63-ФЗ, являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Для усиленных электронных подписей проводится различие между усиленной «неквалифицированной» электронной подписью и усиленной «квалифицированной» электронной (цифровой) подписью.
В соответствии с пунктом 1 статьи 2 Федерального закона 63-ФЗ электронная подпись — это информация в электронной форме, прилагаемая или иным образом связанная с другой информацией в электронной форме (подписываемой информацией) и используемая для идентификации лица, подписавшего документ. Информация.
В соответствии с пунктом 2 статьи 5 Федерального закона 63-ФЗ простой электронной подписью признается электронная подпись, которая с помощью кодов, паролей или иных средств подтверждает факт создания электронной подписи физическим лицом.
В соответствии с пунктом 3 статьи 5 Федерального закона 63-ФЗ усиленной неквалифицированной электронной подписью признается электронная подпись, которая (i) получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи; (ii) позволяет идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ; (iii) позволяет обнаруживать любое изменение электронного документа после его подписания; и (iv) создается посредством электронной подписи.
Согласно п. 4 ст. 5 Федерального закона 63-ФЗ усиленной квалифицированной электронной (электронной) подписью признается электронная подпись, отвечающая всем признакам простой электронной подписи и следующим дополнительным признакам: (i) ключ проверки электронной подписи; указывается в квалифицированном (цифровом) сертификате электронной подписи; и (ii) для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи с подтверждением требований Федерального закона 63-ФЗ.
По общему правилу заключение договора в электронной форме возможно, если договор относится к категории договоров, которые могут быть заключены в простой письменной форме (т. е. без особых требований к его оформлению). Простая письменная форма вообще допустима для любого договора, за исключением отдельных видов договоров, предусмотренных законом.
Такие контракты, как правило, требуют через подписание, принявшее электронное предложение, войти в расписание услуг посредством импликативных действий (например, нажав кнопку «Согласен» и совершив платеж), используя простую или усиленную неквалифицированную электронную подпись , при условии, что стороны договорились об этом в бумажном документе, написанном чернилами, или с использованием усиленной квалифицированной электронной цифровой подписи.
Сделки с недвижимым имуществом требуют усиленной квалифицированной электронной (цифровой) подписи, если они совершаются в электронной форме.
Если действительность или подлинность электронной подписи оспаривается, стороне, желающей полагаться на электронную подпись, может потребоваться предоставить дополнительные доказательства в поддержку действительности электронной подписи, такие как аутентификация подписавшего (чтобы гарантировать, что это было лицо, которое выразил желание заключить договор), наложение на документ печати с защитой от несанкционированного доступа, чтобы гарантировать, что он не был изменен с момента подписания, и вести журнал аудита, в котором фиксируются все действия подписывающего лица во время сеанса подписания. Предполагается, что усиленная квалифицированная электронная (цифровая) подпись юридически эквивалентна подписи чернилами без необходимости дополнительного доказательства.
Возможность принудительного применения электронной подписи зависит от нескольких факторов: наличие требуемого типа электронной подписи (простая, усиленная неквалифицированная/усиленная квалифицированная); отсутствие законодательных ограничений на подписание договора с использованием электронной подписи.
