Рекрутер и документы соискателей?

Суть ситуации и правовая оценка
Вы отвечаете за обработку персональных данных (ПДн) кандидатов, в частности — паспортных данных. Передача таких данных другим сотрудникам компании (например, секретарю или специалисту по охране труда) — это отдельный акт обработки ПДн, который допускается только при наличии законных оснований и соблюдении всех требований законодательства.

Применимые нормы
Ваша деятельность регулируется Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Закон требует, чтобы обработка и передача ПДн осуществлялись только с согласия субъекта данных (кандидата), за исключением отдельных случаев, прямо предусмотренных законом. Компания обязана иметь внутренние документы, определяющие порядок работы с ПДн, — например, политику в отношении обработки ПДн, положения о защите ПДн, инструкции по доступу к ПДн и т.д.

Риски, ответственность и нюансы
- Передача паспортных данных без согласия кандидата или без надлежащего оформления внутренних процедур — нарушение законодательства о ПДн.
- За это предусмотрена административная ответственность по ст. 13.11 КоАП РФ (штрафы для компании и должностных лиц).
- Важно: даже внутри одной компании доступ к ПДн должен быть ограничен кругом лиц, которым это действительно необходимо для выполнения трудовых обязанностей, и только если это предусмотрено внутренними локальными актами.

Пошаговые действия
1. Уточните, есть ли у компании:
— согласие кандидата на обработку и передачу его ПДн, в том числе конкретным сотрудникам (секретарю, специалисту по охране труда);
— внутренние документы, где прописано, кто и в каких случаях получает доступ к паспортным данным (например, положение о защите ПДн, инструкции по работе с пропусками и т.д.).
2. Если таких согласий или документов нет, инициируйте их оформление (или внесение изменений).
3. Аргументируйте руководителю: передача паспортных данных без согласия и без надлежащих процедур — нарушение закона и риск штрафа. Закон требует не только согласия, но и ограничения доступа только для тех сотрудников, кому это необходимо и кто упомянут во внутренних актах.
4. До урегулирования вопроса передавайте паспортные данные только тем сотрудникам, кто прямо указан в согласии кандидата и внутренних документах, и только по защищённым каналам связи (например, корпоративная почта с ограниченным доступом).

Что нужно уточнить
Для точного ответа важно знать:
— Получено ли у кандидата согласие на обработку и передачу его ПДн этим конкретным лицам?
— Есть ли у компании действующие локальные акты, регламентирующие порядок доступа к ПДн?
— Какой канал передачи используется (требования к защите информации)?
От этого зависит, насколько легитимна передача паспортных данных и какие действия нужно предпринять.

Для корректной оценки ситуации и подготовки необходимых документов рекомендую обратиться к юристу, специализирующемуся на защите персональных данных.