Ответ нейросети:
Добрый день! Ваш вопрос очень актуален: действительно, в последнее время подходы к обработке персональных данных в трудовых правоотношениях, в том числе в образовательных организациях, претерпели изменения, и многие работодатели «по инерции» продолжают собирать избыточные согласия.
1. Согласие на обработку персональных данных при трудоустройстве
Законодательство:
Согласно статье 6 Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных», обработка персональных данных работника для целей исполнения трудового договора (т.е. оформления, ведения кадрового делопроизводства, расчета зарплаты и т.д.) осуществляется
без отдельного согласия работника (п. 2 ч. 1 ст. 6). Основанием является не согласие, а исполнение трудового договора и трудового законодательства.
То же правило применяется к передаче персональных данных в организации, которые обслуживают ваше учреждение (например, бухгалтерии, ЦБУ, операторы КЭДО), если такая передача необходима для исполнения трудовых функций, обязанностей работодателя (ст. 88 ТК РФ, ст. 6 152-ФЗ).
Исключение:
Согласие потребуется только в случаях, если вы планируете передавать персональные данные для иных целей, не связанных с трудовой деятельностью, или третьим лицам, не участвующим в процессе трудоустройства/ведения документооборота (например, размещение фото на сайте, передача данных по запросу СМИ и т.д.).
2. Ранее подписанные согласия
- Если согласия подписаны «на всякий случай» (не требовались по закону), их можно признать утратившими силу внутренним приказом или, по желанию, вернуть работникам по их заявлению (отзыву).
- Уничтожать их можно по акту об уничтожении документов с истечением срока хранения, если они не нужны для подтверждения фактов исполнения обязанностей работодателя.
3. Согласие на хранение копий документов в личном деле
-
Не требуется отдельное согласие на хранение копий документов, если такие копии нужны для кадрового учета, подтверждения квалификации, соблюдения требований законодательства (например, копия диплома – для подтверждения образования, копия водительского удостоверения – если работа связана с управлением ТС и т.п.).
- Это также подпадает под обработку персональных данных в рамках исполнения трудового законодательства (ст. 6, ч. 2, 152-ФЗ и ст. 86, 88 ТК РФ).
-
ВАЖНО: Хранить копии документов, не предусмотренных законом для хранения работодателем, не рекомендуется. Например, если копия водительского удостоверения не нужна для работы, то ее не следует хранить.
4. Практические рекомендации:
- Проверьте локальные акты на предмет необходимости согласий — уберите лишние.
- Пропишите в политике по персональным данным, что обработка данных для целей трудовых отношений осуществляется без отдельного согласия, на основании закона.
- Не требуйте согласий на стандартные кадровые процедуры.
- Храните только те копии документов, которые необходимы для трудовой деятельности и требуются законом.
Вкратце — ваши выводы верны:
- Сейчас согласие на обработку/передачу персональных данных при трудоустройстве и в процессе работы оформлять не требуется (за исключением случаев, прямо не связанных с трудовой деятельностью).
- Согласие на хранение копий документов, необходимых для работы, тоже не нужно.
- Старые, не требовавшиеся согласия, можно уничтожить или выдать по заявлению.
Если потребуется, могу подготовить образец приказа о признании согласий утратившими силу или провести аудит ваших локальных актов.
Ссылки:
- [Статья 6 ФЗ-152](http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61801/7f6d168d72a4da0b7a0f04b3d1d0c2c1f8a6274a/)
- [Статья 88 ТК РФ](http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/6e2fd1e7143b4c450a8d4df1b7e5ce1e1d4c14ae/)
Если остались вопросы — пишите, готов помочь!
