-
Вопрос № 00023869
Здравствуйте, можно ли хранить личные дела сотрудников просто в открытом шкафу, без сейфа. Если шкаф находится в закрывающемся на замок кабинете. По ст. 87 ТК РФ порядок хранения определяет организация, в соответствии с требованиями законодательства. Допустим издать локальный акт - положение о хранении персональных данных на материальных носителях, и прописать, что хранение личных дел без сейфа допустимо. Насколько это противоречит законодательству. Организация не является государственным или муниципальным органом.
Здравствуйте! Порядок хранения персональных данных в организации подразумевает несколько правил: Правило 1. Документы с персональными данными (трудовые книжки, личные дела и пр.) необходимо хранить в сейфах или металлических несгораемых шкафах с замками или хранить документы в специально оборудованных помещениях. Рекомендации к устройству таких хранилищ смотрите в Правилах из приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526. Правило 2. Определить режим доступа в помещения, где хранят персональные данные. Установить перечень лиц, которые имеют право доступа к месту хранения персональных данных (п. 13 положения, утв. постановлением Правительства от 15.09.2008 № 687). Это сотрудники, которые обрабатывают персональные данные. Например, кадровики и бухгалтеры. Правило 3. Не храните копии паспорта, свидетельства о браке, свидетельства о рождении ребенка и др. Перепишите из них информацию в личную карточку и верните сотруднику. Правило 4. Персональные данные, которые обрабатываете в разных целях, храните отдельно друг от друга (п. 14 положения, утв. постановлением Правительства от 15.09.2008 № 687). Также целесообразно формировать в разные дела документы с разными сроками хранения.
Спасибо за подробный ответ, и ссылки на приказы
Личные дела в обязательном порядке должны храниться в месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Например, в сейфах или металлических шкафах. Систематизироваться личные дела в месте хранения могут в алфавитном порядке, по номерам либо по структурным подразделениям организации.Обратите внимание, что лица, виновные в нарушении положений законодательства в области персональных данных, могут быть привлечены к дисциплинарной (подп. в п. 6 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ) и материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) ответственности, а также к гражданско-правовой, административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст. 137 и 140 УК РФ).
Если закрытая дверь кабинета на 100 % гарантирует защиту персональных данных, что такой способ защиты вполне подходит.
Вы можете из хранить хоть на полу, но в надёжном помещении.
