- 21.02.2025 09:35
В каком порядке нужно располагать в скоросшиватель трудовые договоры уволенных работников за прошедший год для сшивания в архив?
В указанном случае советую руководствоваться общим порядком хранения трудовых договоров уволенных сотрудников. В данном случае можно найти индивидуальный подход к хранению, согласовав его с руководством.
Законодательство не устанавливает определенный порядок хранения трудовых договоров, однако на практике, чаще всего трудовые договоры хранят в личном деле сотрудника. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов.
Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской службы. Следовательно, если Вы не ведете личные дела сотрудников, то трудовые договоры целесообразно хранить в отдельной папке.
В данном случае, на архивное хранение передаются трудовые договоры сотрудников только после увольнения последних из конкретной организации. При этом трудовые договоры систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри годов - по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников.
Порядок расположения трудовых договоров уволенных работников для сшивания в архив обычно следующий:
Хронологический порядок: Документы располагаются в хронологическом порядке по дате увольнения работника. Это наиболее распространенный способ, позволяющий легко находить нужные документы.
Алфавитный порядок: Если документов много, можно расположить их в алфавитном порядке по фамилии работников. Это удобно, если необходимо быстро найти конкретный договор.
Нумерация: Каждый договор можно пронумеровать, чтобы облегчить последующий учет и поиск.
Разделение по годам: Если архивируется большой объем документов, их можно разделить по годам увольнения.
Важно убедиться, что все документы правильно подписаны и заверены, а также проверить наличие всех необходимых приложений (дополнительные соглашения, приказы и т.д.).
Для архивирования трудовых договоров уволенных работников за прошедший год рекомендуется располагать их в порядке убывания дат увольнения, начиная с наиболее поздней даты. Это позволит легко ориентироваться в документах и упростит процесс поиска информации при необходимости.
Здравствуйте, прочитайте инструкцию на рабочем месте о делопроизводстве при передачи дел в архив, думаю там есть вся необходимая информация.
Трудовые договора в личных делах, дела по алфавиту...
У нас по номенклатуре трудовые договоры указаны под отдельным индексом? Как тогда быть?
Я архивное дело не изучал.
