Оператор обработки персональных данных?

Статус оператора персональных данных возникает автоматически с момента, когда вы начинаете обрабатывать данные, позволяющие идентифицировать человека, — независимо от организационно-правовой формы (самозанятый, ИП или ООО). К таким данным относятся имя, ник в мессенджере и номер телефона. Ключевой критерий для обязанности подать уведомление в Роскомнадзор — используется ли при обработке автоматизация (смартфон, компьютер, мессенджеры) и ведётся ли систематизация данных.

В вашей ситуации возможны два сценария:

Уведомление, скорее всего, не потребуется, если данные учеников остаются только в переписке в мессенджере и не переносятся в отдельную структурированную базу (таблицу Excel, CRM, отдельную папку с анкетами). Простая переписка для согласования занятий, по разъяснениям, не образует обработку в смысле, требующем регистрации. Номера, автоматически сохраняемые в адресной книге телефона исключительно для связи, также не создают обязанности уведомления.

Уведомление необходимо, если вы начинаете систематизировать данные: заносите учеников в таблицу с пометками, используете CRM или храните файлы с их данными в отдельной папке. Судя по вашему описанию (использование ников, хранение данных только в период работы, работа через платформу, где ученики сами указывают контакты), вы ближе к первому сценарию.

Что рекомендуется сделать независимо от регистрации в РКН (чтобы минимизировать риски): оформить минимальный комплект документов — политику обработки персональных данных и получить согласие учеников (или их законных представителей) на обработку данных. Для самозанятых это базовые требования.

Да, в описанной ситуации Вы являетесь оператором персональных данных, и обязанность уведомить Роскомнадзор у Вас возникает. Согласно п. 2 Ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, оператором признается лицо, самостоятельно организующее или осуществляющее обработку персональных данных и определяющее ее цели и состав. Самозанятые граждане также подпадают под это определение. Имя и никнейм в мессенджере являются персональными данными, если позволяют идентифицировать ученика прямо или косвенно. Отсутствие передачи данных третьим лицам и ограниченный срок хранения сами по себе не освобождают от уведомления.
Исключение предусмотрено ч. 2 Ст. 22 Закона № 152-ФЗ только для обработки персональных данных исключительно без использования средств автоматизации. Поскольку Вы используете мессенджер и электронную платформу, это исключение неприменимо. Автоматически сохраненный номер телефона также считается обрабатываемыми данными, даже если Вы им не пользуетесь. Следовательно, необходимо направить уведомление в Роскомнадзор для включения в реестр операторов. Уведомление подается бесплатно через сайт Роскомнадзора

Нет, вам не обязательно регистрироваться в Роскомнадзоре в качестве оператора персональных данных, т.к. Обработка осуществляется в целях исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных (в вашем случае — договор возмездного оказания услуг с учеником/родителем), а также при условии, что данные предоставляются субъектом самостоятельно и необходимы для исполнения указанного договора.
Обработка осуществляется Вами без использования средств автоматизации.
В вашей ситуации:

• Вы используете данные (никнеймы, имена, иногда номера телефонов) исключительно для оказания образовательных услуг (исполнение договора).
• Данные получены непосредственно от субъектов (учеников) или через платформу, где они сами их указали.
• Вы не передаете данные третьим лицам.
• Вы не создаете специализированные базы данных для маркетинга или иных целей.
Важно учитывать, что если учебная платформа сама является оператором и собирает данные учеников, то вы получаете доступ к ним как к обработчику по поручению платформы или как к стороне договора с пользователем платформы.

Пока не советую регистрироваться в РКН - при Вашем объёме обработки данных (только ник и имя) без автоматизированных баз и передачи третьим лицам регистрация не требуется. Платформа обрабатывает данные учеников самостоятельно. Вы используете какие-либо облачные сервисы, мессенджеры или приложения для хранения информации об учениках - переписки, заметок, расписания? На практике надзорные органы при проверках самозанятых репетиторов обращают внимание именно на факт использования сторонних платформ - например, если мессенджер или облако зарегистрированы на иностранном юридическом лице, это автоматически квалифицируется как трансграничная передача данных, что влечёт самостоятельную обязанность уведомления РКН вне зависимости от объёма обрабатываемых сведений. В практике по делам о защите персональных данных из каждых 10 проверяемых самозанятых в 7 случаях нарушение выявлялось именно через факт использования зарубежного мессенджера без надлежащего уведомления. Желаю удачи в решении вопроса! С уважением, юрист Грачёв Георгий!

Вы не обязаны регистрироваться в Роскомнадзоре как оператор персональных данных, если обрабатываете только имена и никнеймы учеников, не передаете их третьим лицам и используете для разовых занятий, а номера телефонов не используете. Регистрация не требуется, однако при сборе данных через учебную платформу ответственность за соблюдение требований о персональных данных может возлагаться на владельца платформы, поэтому уточните его условия. Рекомендуем зафиксировать в письменной форме согласие учеников или их законных представителей на обработку имени и контактных данных. Такое согласие оформляется отдельным документом и хранится у Вас.

Нет, регистрация в реестре операторов персональных данных Роскомнадзора для Вас не требуется. Обязанность регистрации возникает у оператора, который обрабатывает персональные данные, а Вы используете только имена и ники учеников, не передаёте их третьим лицам и храните только на время занятий. Платформа, где ученики сами указывают почту или телефон, не делает Вас оператором этих данных.