-
Вопрос № 00217127
Является ли нарушением, деньги, которые были переведены на коллективное питание экипажу корабля на месяц, на одну банковскую карту , а расчет по чекам , которые были приложенные к отчету , прошел по разным картам?
Да, это может быть нарушением финансовой дисциплины. Вот основные риски:
1. Подтверждение расходов
Для авансового отчета нужны документы, подтверждающие оплату именно подотчетным лицом. Если чеки выбиты на разные карты, а деньги выданы на одну, у бухгалтерии нет оснований принять отчет.
2. Использование чужих карт
Оплата чужой картой требует объяснительной записки от подотчетного лица. Без нее такие расходы не подтверждены.
3. Налоговые риски
Не подтвержденные документально расходы не уменьшают налогооблагаемую прибыль (ст. 252 НК РФ). При проверке налоговая может доначислить налоги, пени и штраф.
Что делать:
Взять с подотчетного лица объяснительную записку о причинах оплаты с разных карт.
Получить расписку от владельцев карт, что претензий нет.
В локальных актах организации прописать порядок действий в таких случаях.
В будущем использовать корпоративные карты или перечислять деньги строго на карту подотчетного лица.
Само по себе это не является нарушением. Я бы сказал так: несовпадение карты, на которую пришли деньги, и карт, которыми расплачивались в магазине, — это скорее вопрос внутреннего контроля и учёта, а не прямое нарушение закона.
Разберу, почему так. Суть такой схемы в том, что работодатель выдаёт аванс (в вашем случае — переводит деньги на одну карту, часто это карта ответственного лица, например, старшего помощника или капитана) для закупки продуктов на весь экипаж. А дальше члены команды могут оплачивать покупки своими личными или корпоративными картами — кому как удобнее. Главное в этой цепочке — не то, с какой карты прошла оплата, а то, подтверждены ли фактические расходы документами (чеками) и сходятся ли итоговые суммы в отчёте с выданным авансом.
