Ответ нейросети:
Здравствуйте!
Ваша ситуация достаточно распространена для новых организаций, поскольку сейчас большинство документов, получаемых из ФНС и других госорганов, представляются в электронном виде, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и при распечатке на бумаге имеют отметку об электронной подписи в виде текста (обычно черного цвета), а не "живой" подписи или печати.
Разъяснения и рекомендации:
1.
Юридическая сила документов с ЭЦП
Согласно ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ "Об электронной подписи" документы, подписанные УКЭП, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные документы с собственноручной подписью и печатью. Однако важно, что юридическую силу имеет именно электронный документ, а не его бумажная копия.
2.
Распечатка электронного документа
Распечатанный электронный документ с отметкой "Подписано электронной подписью" является копией электронного документа и
сам по себе не обладает юридической силой. Однако, при участии в электронных закупках (44-ФЗ, 223-ФЗ), все документы подаются через электронные площадки, и прикладываются в электронном виде (обычно в формате PDF, XML, SIG и др.) — именно в этом виде документы "оригинальны" для электронной процедуры.
3.
Что делать при подаче заявки на тендер
- Если подаете заявку через электронную торговую площадку, прикладывайте документы в том виде, в котором получили их из ФНС или другого органа — в электронном формате с ЭЦП (обычно файлы .pdf, .xml, .sig и др.).
- Если требуется предоставить бумажные копии (например, при очной подаче), то приложите распечатку электронного документа, а также заверьте копию организацией (штампом и подписью руководителя, с пометкой "Копия верна"). Дополнительно укажите, что оригинал документа существует только в электронном виде, и при необходимости можете предоставить файл и сведения об электронной подписи.
4.
Письмо Минфина РФ от 04.08.2017 N 24-06-07/50641
Минфин разъясняет: если документ выдан в электронном виде с ЭЦП, то бумажная распечатка такого документа может быть заверена организацией и предоставлена как копия. В случае сомнений у заказчика, он может запросить у вас электронный оригинал для проверки ЭЦП.
5.
Рекомендация
В заявке/письме сопроводительном указывайте, что документ был сформирован в электронной форме, подписан УКЭП, и при необходимости вы готовы предоставить электронный файл для проверки.
Пример формулировки:
> "Документ выдан в электронной форме, подписан усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица ФНС России. Оригинал документа существует только в электронной форме. Готовы предоставить электронный файл для проверки ЭЦП по требованию."
Вывод:
При подаче заявки на тендер используйте электронные версии документов с ЭЦП (если подача электронная), а при необходимости предоставления бумажных копий заверяйте их у себя в организации и делайте отметку о наличии оригинала в электронном виде. Документ с отметкой ЭЦП (черным шрифтом) — это корректная практика, и большинство заказчиков с этим сталкиваются и принимают такие документы.
Если возникнут дополнительные вопросы или потребуется шаблон сопроводительного письма, обращайтесь!
