Сотрудник российской компании переехал в другую страну, но продолжает работать онлайн. Для бизнеса вроде бы ничего не изменилось: те же задачи, тот же работодатель, зарплата выплачивается из России.
Достаточно ли оформить дистанционную работу и подписать дополнительное соглашение? Не всегда.
Удалённая работа за границей затрагивает не только трудовое законодательство, но и налоги, миграционные правила и законодательство страны, где фактически находится сотрудник.
Можно ли работать удалённо из-за границы?
ТК РФ позволяет выполнять трудовую функцию дистанционно, вне места нахождения работодателя. Такая работа может быть постоянной или временной и оформляется трудовым договором либо дополнительным соглашением.
Прямого запрета на нахождение дистанционного сотрудника за пределами России в ТК РФ нет.
Однако Минтруд и Роструд придерживались позиции, что российское трудовое законодательство не предусматривает заключение трудового договора о дистанционной работе с человеком, который постоянно работает за пределами РФ. Один из аргументов связан с невозможностью работодателя в полном объёме обеспечить требования охраны труда в другой стране.
Поэтому обычное дополнительное соглашение о дистанционной работе не всегда решает вопрос зарубежной удалёнки.
Если сотрудник уехал временно.
Если действующий сотрудник временно находится за границей и продолжает работать, прежде всего нужно проверить его трудовой договор. В зависимости от ситуации в дополнительном соглашении стоит определить:
- срок и формат дистанционной работы;
- территорию выполнения трудовой функции;
- режим работы с учётом часового пояса;
- порядок взаимодействия и электронного документооборота;
- использование оборудования и компенсацию расходов;
- требования к информационной безопасности;
- обязанность сообщать работодателю о смене страны работы.
Это важно ещё и потому, что ТК РФ позволяет прекратить договор с постоянным дистанционным работником, если изменение местности выполнения работы делает невозможным исполнение договора на прежних условиях.
Что происходит с НДФЛ?
Здесь важно не ориентироваться на устаревшее правило «183 дней за границей и работодатель перестаёт удерживать НДФЛ».
Для дистанционного сотрудника российской организации вознаграждение по трудовому договору признаётся доходом от источников в России независимо от того, где физически выполняется работа. Российский работодатель продолжает выполнять функции налогового агента.
Но этим налоговый вопрос не заканчивается.
При длительном проживании за рубежом у сотрудника могут возникнуть налоговые обязательства и в стране пребывания. Поэтому необходимо учитывать её законодательство и применимые международные соглашения.
Есть ли риски для самой компании?
Да, и именно их часто недооценивают. Длительная работа сотрудника из другой страны может потребовать анализа:
- его миграционного статуса и права на работу;
- местных налогов и социального страхования;
- требований местного трудового законодательства;
- возможных регистрационных обязанностей работодателя;
- риска возникновения налогового присутствия российской компании за рубежом.
Особенно внимательно стоит оценивать переезд руководителей и сотрудников, которые ведут переговоры, заключают сделки или обладают существенными полномочиями.
Можно ли заменить трудовой договор договором с ИП или самозанятым?
Иногда гражданско-правовая модель действительно подходит. Но просто переименовать трудовые отношения в оказание услуг нельзя.
Если человек продолжает выполнять постоянную трудовую функцию, работает по установленному графику, подчиняется руководителю и встроен во внутренние процессы компании, сохраняется риск признания отношений трудовыми.
Поэтому выбирать форму договора нужно исходя из реального характера отношений, а не из того, какой вариант удобнее оформить.
Что проверить работодателю до оформления зарубежной удалёнки?
Я рекомендую оценить четыре блока:
1. Трудовые отношения.
Сотрудник уезжает временно или постоянно и можно ли сохранить существующую модель трудовых отношений.
2. Налоги.
Как облагаются выплаты в России и возникают ли обязательства в другой стране.
3. Местное законодательство.
Имеет ли сотрудник право работать из этой страны и появляются ли дополнительные обязанности у работодателя.
4. Риски компании.
Не создаёт ли работа сотрудника налогового или иного присутствия бизнеса за рубежом.
Только после этого стоит выбирать конструкцию: дистанционный трудовой договор, дополнительное соглашение или, если характер отношений это действительно позволяет, гражданско-правовой договор.
И главное
Зарубежная удалёнка начинается не с дополнительного соглашения, а с анализа последствий переезда.
Одно дело, когда сотрудник на месяц уехал в другую страну. Совсем другое, когда он фактически переехал туда и продолжает постоянно работать на российскую компанию.
Поэтому правильный вопрос для работодателя не только «как оформить трудовой договор с сотрудником за границей», но и «какие последствия его работа из другой страны создаёт для компании?»
Если оценить их заранее, условия работы можно выстроить до того, как возникнут налоговые, трудовые или миграционные проблемы.
