Как правильно оформить удаленного сотрудника, чтобы не получить штраф

Согласно нормам статьи 312.1 Трудового кодекса РФ, удалённая занятость подразумевает исполнение служащим рабочих функций вне пределов основного офиса или иных структурных подразделений организации (представительства, филиалы). Такой работник вправе трудиться независимо от установленного постоянного рабочего места, обозначенного работодателем, и освобождается от непосредственного контроля руководителя.

Организация может взаимодействовать с удалёнными работниками различными способами:

• постоянной формой сотрудничества, действующей неопределённый срок;
• временной работой продолжительностью до шести месяцев включительно;
• комбинированным графиком, сочетающим периодическое пребывание дома и эпизодические визиты в офис по заранее установленному графику.

Окончательное решение о выборе подходящего варианта остаётся за администрацией учреждения с учётом индивидуальных обстоятельств.

Специфические черты составления соглашения с дистанционными сотрудниками

Заключение трудового договора выступает гарантом соблюдения законных интересов обеих сторон и определяет чётко очерченные рамки обязанностей и прав работника и работодателя. Документ призван обеспечивать надлежащую реализацию служебных функций исполнителем и защищать последнего от неправомерных действий администрации.

При подписании соглашения с удалённым специалистом:

• уточняют особенности осуществления деятельности вне территории компании, однако местом заключения документа традиционно считается расположение работодателя;
• обязательно указывают точное местонахождение исполнителя (город проживания), отражённое в тексте соглашения наряду с наименованием организации и юридическим адресом.

Кроме того, возможно зафиксировать определённые требования к постоянному присутствию работника в заданном регионе или необходимость оперативной связи при длительных перерывах в коммуникациях: «Исполнитель выполняет должностные обязанности вне стационарного помещения работодателя по своему месту жительства».

Отдельно оговариваются вопросы отказа от ведения традиционной трудовой книжки или фиксации факта перехода на электронный вариант учёта трудового пути.Режим труда и отдыха определяется индивидуально путём согласования сторон, если иной порядок не предусмотрен контрактом.

Если для успешного взаимодействия предприятию требуется регулярно поддерживать связь с удалёнщиками в течение рабочего дня, полезно документально утвердить регламентированный рабочий график, включив в него продолжительность рабочей недели, рабочие и выходные дни. Возможно установить жёсткое расписание или предусмотреть гибкий подход к планированию.

Согласно требованиям статьи 91 ТК РФ, каждый работодатель обязан вести учёт фактически отработанных часов всеми подчинёнными. Применительно к дистанционному персоналу этот процесс аналогичен общепринятому методу: допустимо формировать табель на основании самоотчётов работников или специализированных сервисов слежения за активностью.

1. В договоре целесообразно предусмотреть возможность получения квалифицированной цифровой подписи при необходимости её использования для реализации функционала удалённого сотрудника.
2. Обозначают комплект технического оснащения, специализированного программного обеспечения и инструментов защиты конфиденциальных данных, которыми пользуется исполнитель.
3. Дополнительно вносят положение о предоставлении собственности работодателя сотруднику и порядке передачи оборудования и ПО.
4. Если техника и программы предоставляются организацией, следует определить точные сроки поставки указанных активов.Также в соглашении включают пункты о возмещении затрат сотрудника, понесённых в результате исполнения служебных обязанностей посредством собственных технических устройств, ПО и иных видов расходования средств.

Необходимо помнить, что согласно изменениям российского законодательства от 31 августа 2023 года, максимальная сумма выплат в счёт возмещения затрат сотрудников на удалённую работу составляет 35 рублей ежедневно и не облагается налогом на доходы физических лиц и взносами социального страхования.

Определены механизмы подачи заданий и отчётов между участниками договора.Документ предусматривает регламентацию порядка коммуникаций, частоту встреч, доступные каналы связи, формы отчётности и методы документооборота.

Учитывая специфику надзора за ресурсом и оборудованием, используется дополнительная фиксация требований к обеспечению конфиденциальности информации и исключению несанкционированного доступа третьих лиц (например, социальных сетей).

Правила охраны труда применимы к дистанционным работникам в упрощённом варианте по сравнению с обычными офисными сотрудниками. Организация обязана ознакомить исполнителей с правилами эксплуатации компьютерной техники, осуществить страхование ответственности перед ними и оплатить взносы на случай производственных травм.

Порядок официального оформления трудовых отношений дистанционно

Законодательством предусмотрена возможность зачислять сотрудников в штат без личной встречи с руководителями. Оформляя договор с дистанционщиком, необходимо соблюдать следующий алгоритм:

• включить условие о применении технологии электронного кадрового документооборота (КЭДО);
• разработать внутренние локальные акты компании касательно внедрения КЭДО;
• убедиться, что сотрудник обладает необходимой квалифицированной электронной подписью или способен оформить такую подпись самостоятельно или за счёт работодателя.

Процедура подписания документации проводится онлайн через корпоративную информационную систему предприятия, возможна регистрация и на федеральном портале «Работа в России».

Вся необходимая документация (перечень бумаг включает копию паспорта, скан трудовой книжки, справку ПФР, сведения военкомата и др.) предоставляется в электронном виде. При возникновении сомнений в подлинности материалов электронные копии удостоверяются нотариусом и отправляются заказным почтовым отправлением.

Для персонала, занимающегося дистанционной деятельностью, установлены особые порядки оформления:

• регистрация в личном аккаунте системы пенсионного учёта выполняется самим сотрудником, при наличии своего профиля;
  
• занесение записей в трудовую книжку становится необязательным при достижении соответствующего согласия сторон.

Однако если такое согласие отсутствует, книга должна быть передана лично или направлена по почте работодателю.

Задайте вопрос всем юристам на сайте

621 юрист отвечают

3 минуты среднее время ответа

472 вопроса за сутки

Опишите ваш вопрос или ситуацию простыми словами. Начните с вопросительных слов, таких как «Что», «Как», «Можно ли» и т.д.

Задать вопрос