С 1 января 2020 г. в РФ появилась электронная трудовая книжка (далее — ЭТК) — абсолютно другой формат известного многим документа. Благодаря ЭТК обеспечивается стабильный и простой доступ любого сотрудника к информации о собственной трудовой деятельности. Наниматели тоже получили ряд преимуществ. Теперь вести учет кадров стало проще.
Работодатель обязуется отправлять в Пенсионный фонд РФ (далее — ПФР) отчеты о главных изменениях в кадрах фирмы. Именно на основании указанных сведений создаются электронные трудовые книжки для трудящихся лиц.
Что такое электронная трудовая книжка?
ЭТК — полная информация о трудовой деятельности работника, находящаяся в электронной базе ПФР. В настоящее время каждый трудоустроенный с 01 января 2021 г. человек имеет ЭТК.
Вот, что содержится в ЭТК — ст. 66.1 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ):
- фамилия, имя и отчество, дата рождения трудящегося;
- № СНИЛС;
- обязанности сотрудника, должность, специальность, квалификация;
- дата, в связи с чем поступил на работу, данные о переводах, увольнениях, их причинах;
- освоение трудящимся новой профессии, повышение квалификации;
- запрет заниматься некоторыми видами деятельности;
- работа в регионах Крайнего Севера, на территориях, приравненных к ним;
- сведения о работодателях, датах принятия на работу, увольнений, переводов до 01.01.2021 г.Ст. 66. 1 ТК РФ
Об этом также говорится в Постановлении Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п, еще в абз. 5 Письма ПФР от 05.03.2020 № В-6181-19/10665-20.
ЭТК от бумажной отличает следующее: в ней отсутствуют данные о поощрениях, награждениях работника, о ряде особенностей его рабочей деятельности. Пример: вахтовый и сезонный труд. Поэтому, когда данная информация потребуется для оформления пенсионных выплат, получения статуса ветерана труда, ее надо будет доказывать с помощью других документов.
Закон не обязывает компании отчитываться перед ПФР с определенной периодичностью. Они отправляют в ПФР отчеты по форме СЗВ-ТД только при каких-либо изменениях кадров, но не ежемесячно. Это надо, чтобы ПФР мог сформировать ЭТК сотрудника. Форма СЗВ-ТД
Срок для передачи организациями сведений в Фонд регламентирован п. 1.6, 1.8 порядка заполнения формы СЗВ-ТД:
- не позже 15-го числа месяца после перевода, изменением должности сотрудника. Пример: Сергей был повышен в должности 14 февраля, значит сведения должны быть направлены не позднее 15 марта.
- не позже ближайшего рабочего дня после увольнения, приема на работу.
Что происходит со сведениями о работе до этой даты. В ЭТК они содержатся, но коротко — место и срок работы. Когда гражданин желает, чтобы информация о работе до 1 января 2020 г. была записана в ЭТК подробнее, он вправе обратиться с данной просьбой письменно в ПФР.
Достоинства ЭТК(электронной трудовой книжки)
Плюсов у ЭТК немало, вот они:
- оперативный доступ трудящихся к сведениям об их трудовом стаже;
- минимум ошибок;
- новые способы удаленного приема на работу;
- уменьшение расходов компаний, фирм на приобретение, ведение, хранение трудовой книжки в бумажном виде;
- возможность удаленного оформления пенсий по лицевому счету без предоставления других бумаг;
- данные из ЭТК можно использовать для получения госуслуг;
- упрощенная обработка сведений о подчиненных не только для самих работодателей, но и для госорганов;
- высокая степень защиты сведений от мошенников.
Однако риск утери персональных данных все-таки небольшой имеется, ведь с каждым годом в Российской Федерации происходит больше киберпреступлений. Также потеря данных может произойти не только из-за атак хакеров, но и из-за банального сбоя в системе. Такое крайне маловероятно, но на 100 % исключать нельзя.
Как выяснить, есть ли у трудящегося лица ЭТК
ЭТК имеется у каждого официально работающего гражданина с 01 января 2020 г. С этой даты работодатель в обязательном порядке отчитывается обо всех своих работниках в ПФР.
До 31 декабря 2020 у каждого работающего официально человека была возможность добровольно выбрать: бумажную или ЭТК. Для этого гражданину требовалось написать заявление в простой форме. Когда работник этого не делал, автоматически оставались оба варианта трудовой книжки. Это правило регламентировано ч. 2 ст. 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.Федеральный закон от 16.12.2019 N 439-ФЗ (ред. от 24.02.2021)
Когда сотрудник выбирал лишь ЭТК, в бумажную вносилась соответствующая отметка, сама книжка передавалась собственнику. В таком случае передумать, вернуться к классическому варианту на бумаге уже нельзя.
Как перейти на электронную трудовую книжку?
Когда в 2020 г. работник не стал подавать руководителю обращение с просьбой перейти на ЭТК, но позже передумал в пользу нее, все решается просто — заявлением в произвольной форме. Это правило прописано в ч. 5 ст. 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.
При первом приеме на работу лицу предпринимать ничего не надо. Работник подписывает трудовой договор, в некоторых организациях еще и приказ о приеме на работу. Далее руководство компании само занимается оформлением ЭТК.
Где посмотреть электронную трудовую книжку, как получить выписку?
Сведения о рабочей деятельности лица могут потребоваться для разных целей, например, при подаче заявки на потребительский кредит, ипотеку. Сайт Пенсионного фонда РФ Получить на руки выписку онлайн из ЭТК не составит труда: на сервисе “Госуслуг” или официальном вэб-сайте ПФР.
Сервис Госуслуги
На госуслугах. Сначала надо авторизоваться, ⇒ зайти в подраздел “Справки, выписки”, ⇒ выбрать “Выписка из электронной трудовой книжки”, ⇒ нажать на кнопку “Получить выписку”, ⇒ запрос уйдет автоматически в ПФР. Электронный документ отобразится в личном кабинете в разделе “Заявления”, как правило, через 2-3 минуты.
На странице ПФР в интернете. Здесь требуется зайти в личный кабинет с помощью пароля или учетной записи на сервисе госуслуг. В списке услуг надо выбрать ⇒ “Заказать справку о трудовой деятельности”, ⇒ указать адрес электронной почты, ⇒ нажать кнопку “Запросить”. Выписка отобразится моментально в новом окне, чуть позже поступит на почту.
Через МФЦ. В отделении многофункционального центра при предъявлении паспорта выдается такая же выписка, как в ПФР, при получении онлайн. На бумаге ставиться пометка об электронной подписи ПФР.
У работодателя. Другим вариантом получения выписки из ЭТК — обращение к руководителю. Однако в ней указывается только та информация, которую он сам пересылал в ПФР после 1 января 2020 г. Работодатель вправе попросить работника написать заявление с просьбой выдать ему выписку из ЭТК.
За что можно привлечь к ответственности работодателя после введения ЭТК?
После введения данного новшества, специалисты ПФР рассказали, за что работодатель может понести ответственность. Вот основные причины:
- за необоснованную задержку в передаче трудовой книжки, отказ в ее предоставлении при увольнении лица;
- занесение в СЗВ-ТД заведомо ложных данных, противоречащих законодательству РФ;
- за несвоевременное, предоставление, передача неверных сведений в ПФР о штате работников.
Прочитать об увольнении в отпуске
Может сложиться ситуация, при которой неверная формулировка причины увольнения подчиненного по форме СЗВ-ТД стала проблемой при устройстве лица на новую работу. Тогда суд вынесет постановление о выплате пострадавшему средний заработок за все время вынужденного простоя без работы.
Прочитать об увольнении беременной
Юристы по Трудовому праву
Запомнить самое важное
Здесь я отразила самые важные моменты, их надо знать всем:
- ЭТК совсем не похожа на бумажную внешним видом, но сведения в них идентичны.
- ЭТК — набор данных о трудовой деятельности гражданина, оформленная в виде выписки из личного счета в базе ПФР. Официальное ее название СТД-ЗТ.
- У сотрудника есть доступ к сведениям о нем, которые хранятся в электронном виде в ПФР. Запрашивать их в бумажном виде можно через МФЦ, работодателя, в электронном — на сайте госуслуг, ПФР.
- Сотрудник вправе отказаться от бумажной книжки в пользу ЭТК или иметь обе. Отказаться от бумажного варианта можно в любой момент, а вот вернуться к такому варианту при отказе в будущем не получится.
- Бумажные трудовые книжки не оформляются работникам, которые первый раз поступили на работу после 1 января 2021 г.
