С 1 января 2020 г. в РФ появилась электронная трудовая книжка (далее – ЭТК) – абсолютно другой формат известного многим документа. Благодаря ЭТК обеспечивается стабильный и простой доступ любого сотрудника к информации о собственной трудовой деятельности. Наниматели тоже получили ряд преимуществ. Теперь вести учет кадров стало проще.
Работодатель обязуется отправлять в Пенсионный фонд РФ (далее – ПФР) отчеты о главных изменениях в кадрах фирмы. Именно на основании указанных сведений создаются электронные трудовые книжки для трудящихся лиц.
Что такое электронная трудовая книжка?
ЭТК – полная информация о трудовой деятельности работника, находящаяся в электронной базе ПФР. В настоящее время каждый трудоустроенный с 01 января 2021 г. человек имеет ЭТК.
Вот, что содержится в ЭТК – ст. 66.1 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ):
- фамилия, имя и отчество, дата рождения трудящегося;
- № СНИЛС;
- обязанности сотрудника, должность, специальность, квалификация;
- дата, в связи с чем поступил на работу, данные о переводах, увольнениях, их причинах;
- освоение трудящимся новой профессии, повышение квалификации;
- запрет заниматься некоторыми видами деятельности;
- работа в регионах Крайнего Севера, на территориях, приравненных к ним;
- сведения о работодателях, датах принятия на работу, увольнений, переводов до 01.01.2021 г.Ст. 66. 1 ТК РФ
Об этом также говорится в Постановлении Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п, еще в абз. 5 Письма ПФР от 05.03.2020 № В-6181-19/10665-20.
ЭТК от бумажной отличает следующее: в ней отсутствуют данные о поощрениях, награждениях работника, о ряде особенностей его рабочей деятельности. Пример: вахтовый и сезонный труд. Поэтому, когда данная информация потребуется для оформления пенсионных выплат, получения статуса ветерана труда, ее надо будет доказывать с помощью других документов.
Закон не обязывает компании отчитываться перед ПФР с определенной периодичностью. Они отправляют в ПФР отчеты по форме СЗВ-ТД только при каких-либо изменениях кадров, но не ежемесячно. Это надо, чтобы ПФР мог сформировать ЭТК сотрудника. Форма СЗВ-ТД
Срок для передачи организациями сведений в Фонд регламентирован п. 1.6, 1.8 порядка заполнения формы СЗВ-ТД:
- не позже 15-го числа месяца после перевода, изменением должности сотрудника. Пример: Сергей был повышен в должности 14 февраля, значит сведения должны быть направлены не позднее 15 марта.
- не позже ближайшего рабочего дня после увольнения, приема на работу.
Что происходит со сведениями о работе до этой даты. В ЭТК они содержатся, но коротко – место и срок работы. Когда гражданин желает, чтобы информация о работе до 1 января 2020 г. была записана в ЭТК подробнее, он вправе обратиться с данной просьбой письменно в ПФР.
Достоинства ЭТК(электронной трудовой книжки)
Плюсов у ЭТК немало, вот они:
- оперативный доступ трудящихся к сведениям об их трудовом стаже;
- минимум ошибок;
- новые способы удаленного приема на работу;
- уменьшение расходов компаний, фирм на приобретение, ведение, хранение трудовой книжки в бумажном виде;
- возможность удаленного оформления пенсий по лицевому счету без предоставления других бумаг;
- данные из ЭТК можно использовать для получения госуслуг;
- упрощенная обработка сведений о подчиненных не только для самих работодателей, но и для госорганов;
- высокая степень защиты сведений от мошенников.
Однако риск утери персональных данных все-таки небольшой имеется, ведь с каждым годом в Российской Федерации происходит больше киберпреступлений. Также потеря данных может произойти не только из-за атак хакеров, но и из-за банального сбоя в системе. Такое крайне маловероятно, но на 100 % исключать нельзя.
Как выяснить, есть ли у трудящегося лица ЭТК
ЭТК имеется у каждого официально работающего гражданина с 01 января 2020 г. С этой даты работодатель в обязательном порядке отчитывается обо всех своих работниках в ПФР.
До 31 декабря 2020 у каждого работающего официально человека была возможность добровольно выбрать: бумажную или ЭТК. Для этого гражданину требовалось написать заявление в простой форме. Когда работник этого не делал, автоматически оставались оба варианта трудовой книжки. Это правило регламентировано ч. 2 ст. 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.Федеральный закон от 16.12.2019 N 439-ФЗ (ред. от 24.02.2021)
Когда сотрудник выбирал лишь ЭТК, в бумажную вносилась соответствующая отметка, сама книжка передавалась собственнику. В таком случае передумать, вернуться к классическому варианту на бумаге уже нельзя.
Как перейти на электронную трудовую книжку?
Когда в 2020 г. работник не стал подавать руководителю обращение с просьбой перейти на ЭТК, но позже передумал в пользу нее, все решается просто – заявлением в произвольной форме. Это правило прописано в ч. 5 ст. 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.
При первом приеме на работу лицу предпринимать ничего не надо. Работник подписывает трудовой договор, в некоторых организациях еще и приказ о приеме на работу. Далее руководство компании само занимается оформлением ЭТК.
Где посмотреть электронную трудовую книжку, как получить выписку?
Сведения о рабочей деятельности лица могут потребоваться для разных целей, например, при подаче заявки на потребительский кредит, ипотеку. Сайт Пенсионного фонда РФ Получить на руки выписку онлайн из ЭТК не составит труда: на сервисе “Госуслуг” или официальном вэб-сайте ПФР.
Сервис Госуслуги
На госуслугах. Сначала надо авторизоваться, ⇒ зайти в подраздел “Справки, выписки”, ⇒ выбрать “Выписка из электронной трудовой книжки”, ⇒ нажать на кнопку “Получить выписку”, ⇒ запрос уйдет автоматически в ПФР. Электронный документ отобразится в личном кабинете в разделе “Заявления”, как правило, через 2-3 минуты.
На странице ПФР в интернете. Здесь требуется зайти в личный кабинет с помощью пароля или учетной записи на сервисе госуслуг. В списке услуг надо выбрать ⇒ “Заказать справку о трудовой деятельности”, ⇒ указать адрес электронной почты, ⇒ нажать кнопку “Запросить”. Выписка отобразится моментально в новом окне, чуть позже поступит на почту.
Через МФЦ. В отделении многофункционального центра при предъявлении паспорта выдается такая же выписка, как в ПФР, при получении онлайн. На бумаге ставиться пометка об электронной подписи ПФР.
У работодателя. Другим вариантом получения выписки из ЭТК – обращение к руководителю. Однако в ней указывается только та информация, которую он сам пересылал в ПФР после 1 января 2020 г. Работодатель вправе попросить работника написать заявление с просьбой выдать ему выписку из ЭТК.
За что можно привлечь к ответственности работодателя после введения ЭТК?
После введения данного новшества, специалисты ПФР рассказали, за что работодатель может понести ответственность. Вот основные причины:
- за необоснованную задержку в передаче трудовой книжки, отказ в ее предоставлении при увольнении лица;
- занесение в СЗВ-ТД заведомо ложных данных, противоречащих законодательству РФ;
- за несвоевременное, предоставление, передача неверных сведений в ПФР о штате работников.
Прочитать об увольнении в отпуске
Может сложиться ситуация, при которой неверная формулировка причины увольнения подчиненного по форме СЗВ-ТД стала проблемой при устройстве лица на новую работу. Тогда суд вынесет постановление о выплате пострадавшему средний заработок за все время вынужденного простоя без работы.
Прочитать об увольнении беременной
Юристы по Трудовому праву
Запомнить самое важное
Здесь я отразила самые важные моменты, их надо знать всем:
- ЭТК совсем не похожа на бумажную внешним видом, но сведения в них идентичны.
- ЭТК – набор данных о трудовой деятельности гражданина, оформленная в виде выписки из личного счета в базе ПФР. Официальное ее название СТД-ЗТ.
- У сотрудника есть доступ к сведениям о нем, которые хранятся в электронном виде в ПФР. Запрашивать их в бумажном виде можно через МФЦ, работодателя, в электронном – на сайте госуслуг, ПФР.
- Сотрудник вправе отказаться от бумажной книжки в пользу ЭТК или иметь обе. Отказаться от бумажного варианта можно в любой момент, а вот вернуться к такому варианту при отказе в будущем не получится.
- Бумажные трудовые книжки не оформляются работникам, которые первый раз поступили на работу после 1 января 2021 г.
Частые вопросы
Как охраняются системы ПФР? Я боюсь, что информация обо мне будет похищена.
Вся база ПФР протестирована и аттестована согласно действующим законам России в сфере персональных данных. Поэтому взлом базы хакерами, кража, уничтожение ими сведений - нереально. Кроме того, лицевые счета россиян содержатся в распределенных системах хранения. Это полностью исключает риск утери.
Хочу перейти работать в новую фирму, как мне предъявить ЭТК?
Все данные передаются руководителю в печатном варианте, можно в электронном с цифровой подписью. В любом случае сведения переносятся работодателем в базу учета кадров компании.
Я закончил ВУЗ и собираюсь работать первый раз. Могу я завести бумажную?
Когда россиянин начинает работать впервые после 01 января 2021 г., то все будет фиксироваться исключительно в ЭТК. Бумажная версия законом не допускается.
Кто занимается заполнением ЭТК?
ЭТК - совокупность данных обо всей трудовой жизни лица, они содержатся не на бумаге, как было всегда, а в электронном виде. Их формирует сначала работодатель, после чего передает их Пенсионный фонд РФ.
Я перешел на ЭТК, бумажный вариант могу смело выбросить?
На самом деле все не совсем так! Если вы предпочли электронный вариант, то это не значит, что бумажная больше не действительна. Она не становится ненужной макулатурой, продолжает являться законным источником данных о вашей трудовой деятельности до 2020 года.
