Органы государственной власти, организации и их должностные лица исполняют обязанности по организации и ведению воинского учета граждан в соответствии с настоящим Федеральным законом и Положением о воинском учете (п. 7 ст. 8 ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» Постановление Президиума ВАС от 14.04.2009 № 13798/08). Основной нормативный акт — Положение о воинском учете (Далее – Положение / Положение о воинском учете) (Утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 ноября 2006 г. N 719).
Воинский учет военнообязанных (за исключением граждан, отбывающих наказание в виде лишения свободы) подразделяется на общий и специальный. На специальном воинском учете состоят военнообязанные, которые в установленном порядке бронируются за органами государственной власти, органами местного самоуправления или организациями на периоды мобилизации, военного положения и в военное время, а также проходящие службу в органах внутренних дел, войсках национальной гвардии Российской Федерации (далее — войска национальной гвардии), Государственной противопожарной службе, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах принудительного исполнения Российской Федерации на должностях рядового и начальствующего состава.
Остальные военнообязанные состоят на общем воинском учете. В отношении военнообязанных, работающих в федеральных органах исполнительной власти (федеральных государственных органах), в которых законом предусмотрена военная служба, состоящих на общем воинском учете, военные комиссариаты при наличии заявок указанных федеральных органов исполнительной власти (федеральных государственных органов) составляют планы по направлению их для работы на должностях гражданского персонала в этих органах в периоды мобилизации, военного положения и в военное время (Пункт 16 Положения).
Исчерпывающий список подлежащих воинскому учету граждан: Воинскому учету в военных комиссариатах, органах местного самоуправления и организациях подлежат:
а) граждане мужского пола в возрасте от 18 до 27 лет, обязанные состоять на воинском учете и не пребывающие в запасе (далее — призывники);
б) граждане, пребывающие в запасе (далее — военнообязанные): мужского пола; уволенные с военной службы с зачислением в запас Вооруженных Сил Российской Федерации; успешно завершившие обучение на военных кафедрах при федеральных государственных образовательных организациях высшего образования по программам военной подготовки офицеров запаса, программам военной подготовки сержантов, старшин запаса либо программам военной подготовки солдат, матросов запаса; успешно завершившие обучение в военной образовательной организации высшего образования по программам военной подготовки сержантов, старшин запаса либо программам военной подготовки солдат, матросов запаса; не прошедшие военную службу в связи с освобождением от призыва на военную службу; не прошедшие военную службу в связи с предоставлением отсрочек от призыва на военную службу или отменой призывной комиссией субъекта Российской Федерации решения нижестоящей призывной комиссии по достижении ими возраста 27 лет; не подлежавшие призыву на военную службу по достижении ими возраста 27 лет; не прошедшие военную службу по призыву, не имея на то законных оснований, в соответствии с заключением призывной комиссии по достижении ими возраста 27 лет; уволенные с военной службы без постановки на воинский учет и в последующем поставленные на воинский учет в военных комиссариатах; прошедшие альтернативную гражданскую службу; женского пола, имеющих военно-учетную специальность, согласно приложению N 2 к настоящим Методическим рекомендациям (Пункт 12 «Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях» (утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017).
Не подлежат воинскому учету в военных комиссариатах, органах местного самоуправления и организациях граждане:
а) освобожденные от исполнения воинской обязанности в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе»;
б) проходящие военную службу или альтернативную гражданскую службу;
в) отбывающие наказание в виде лишения свободы;
г) женского пола, не имеющие военно-учетной специальности;
д) постоянно проживающие за пределами Российской Федерации;
е) имеющие воинские звания офицеров и пребывающие в запасе Службы внешней разведки Российской Федерации и Федеральной службы безопасности Российской Федерации (Пункт 13 «Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях» (утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017).
Воинский учет сотрудника ведут до тех пор, пока человек состоит в запасе. Женщины находятся там максимум до 50 лет, а мужчины — до 70 лет. Конкретный возраст зависит от пола, воинского звания и разряда: 
Возраст для третьего разряда будут поднимать ежегодно на год, в результате к 2028 году предельный возраст составит 55 лет.
То есть для граждан с воинскими званиями солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов с 1 января 2024 года и до 1 января 2028 года действует такой предельный возраст пребывания в запасе и мобилизационном людском резерве: до 51 года при достижении возраста 50 лет в 2024 году; до 52 лет при достижении возраста 50 лет в 2025 году; до 53 лет при достижении возраста 50 лет в 2026 году; до 54 лет при достижении возраста 50 лет в 2027 году. (Пункт 5 статьи 4 Федерального закона от 24.07.2023 N 326-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»).
Постановка организации на учет в военный комиссариат Ведению воинского учета сотрудников организации предшествует постановка на учет в военный комиссариат непосредственно самой организации. Постановка на учет производится по месту регистрации организации (регистрации головного офиса организации). Так, в военный комиссариат необходимо предоставить:
- копии учредительных документов компании;
- заполненная карточка организации по форме 18;
- приказ об организации воинского учета.
Число работников, осуществляющих воинский учет в организациях, определяется с учетом следующих норм: а) 1 работник, выполняющий обязанности по совместительству, — при наличии на воинском учете менее 500 граждан; б) 1 освобожденный работник — при наличии на воинском учете от 500 до 2000 граждан;
в) 2 освобожденных работника — при наличии на воинском учете от 2000 до 4000 граждан;
г) 1 освобожденный работник на каждые последующие 3000 граждан, состоящих на воинском учете. (Пункт 12 Положения о воинском учете).
Расходы, связанные с ведением воинского учета в организациях, производятся за счет средств этих организаций (Пункт 20 Положения). Руководители организаций обязаны выделить для работников, осуществляющих воинский учет в организациях, специально оборудованные помещения и железные шкафы, обеспечивающие сохранность документов по воинскому учету (Пункт 21 Положения).
В организации необходимо создать «Журнал проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе Вооруженных Сил Российской Федерации», который должен быть зарегистрирован в службе делопроизводства организации, пронумерован, прошнурован, опечатан и заверен подписью руководителя организации или военного комиссара (Приложение № 18 «Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях» (утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017). План рекомендуется предварительно согласовать с военкоматом. На каждого сотрудника, состоящего на воинском учете, нужно завести карточку по форме № 10.
В нее вносят личные данные сотрудников, сведения о воинском учете, о приеме на работу и увольнении (Приложение № 22 к Приказу Министра обороны РФ от 22.11.2021 N 700 (ред. от 23.11.2023) «Об утверждении Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета» (Зарегистрировано в Минюсте России 28.12.2021 N 66608). Карточку необходимо хранить как в электронном так и в бумажном виде (Пункт 32 Инструкции N 66608). Данные в карточку вносятся синей, черной или фиолетовой ручкой.
Данные о семейном положении, месте жительства, телефоне работника – рекомендуется вносить карандашом (Пункт 33 Инструкции N 66608). Карточки на принятых на работу граждан, поставленных на воинский учет, помещаются в соответствующие разделы картотеки: первый раздел — карточки офицеров запаса; второй раздел — карточки солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов запаса; третий раздел — карточки военнообязанных запаса женского пола; четвертый раздел — карточки призывников.
Картотека карточек граждан, поставленных на воинский учет, строится в алфавитном порядке (Пункт 34 Инструкции N 66608). Если в организации на воинском учете более 500 человек. Добавляется раздел 5, и туда помещаются карточки работников с мобилизационными предписаниями и отметками об их вручении в военных билетах (Пункт 35 Инструкции N 66608).
Карточки сотрудников, которые встали на воинский учет на срок более трех месяцев не по месту регистрации, а по месту жительства, не подтвержденному регистрацией – хранятся отдельно. Как именно хранить, требований нет. Карточки сотрудников, снятых с воинского учета, хранятся отдельно от картотеки до их сверки с военкоматом. После уничтожаются, с составлением об этом акта. Сведения в военный комиссариат допускается направлять так же и электронно (Пункт 32(1) Положения о воинском учете»).
При приеме на работу с гражданина необходимо потребовать следующие документы:
а) удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, в том числе в форме электронного документа, — для призывников;
б) военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета) или справка взамен военного билета — для военнообязанных (Пункт 27 Положения).
Однако, отсутствие указанных документов не может являться основанием в отказе в приеме на работу (ст. 64, абз. 5 ст. 65 ТК РФ, Письмо Роструда от 09.12.2021 № ПГ/37187-6-1). В случае обнаружения в документах воинского учета неоговоренных исправлений, неточностей или подделок, неполного количества листов — необходимо сообщить об этом в военкомат в течение пяти рабочих дней со дня их выявления (подп. «г» п. 30 Положения о воинском учете).
Военные комиссариаты и органы местного самоуправления проверяют ведение воинского учета в организациях с численностью работающих (учащихся) граждан свыше 500 человек ежегодно, в остальных — не реже одного раза в три года.
Дата проверки доводится военным комиссариатом (органом местного самоуправления) до руководителя организации не позднее 31 декабря года, предшествующего планируемому (п. 57 Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета утв. Приказом Министра обороны РФ от 22 ноября 2021 г. N 700). В случае невыполнения вышеуказанных требований, предусмотрены санкции. Так, военные комиссариаты рассматривают дела об административных правонарушениях, предусмотренных статьями 19.25, 19.38, 20.36, 21.1 — 21.7 настоящего Кодекса (КоАП РФ Статья 23.11. Военные комиссариаты).
