Если сотрудник переезжает и хочет работать удалённо, перевод оформляется по соглашению сторон — это не automatic, работодатель вправе отказать. Но если договорились, процедура состоит из нескольких шагов.
Пошаговый алгоритм
Шаг 1. Заявление работника Сотрудник пишет заявление в свободной форме. В нём стоит указать:
- просьбу о переводе на дистанционную работу;
- формат — постоянно, временно (с датой окончания) или гибридный;
- желаемую дату начала;
- причину (переезд — не обязателен, но повышает шансы на согласие).
Шаг 2. Решение работодателя Срок ответа законом не установлен. При отказе лучше зафиксировать его письменно — резолюцией на заявлении с мотивировкой, это защитит от обвинений в дискриминации.
Шаг 3. Дополнительное соглашение — ключевой документ в нём нужно закрепить:
Место выполнения работы
Режим рабочего времени
Порядок взаимодействия
Обеспечение оборудованием
Характер работы
Шаг 4. Приказ о переводе Унифицированной формы нет — используется свой шаблон. В приказе указываются ФИО и должность сотрудника, реквизиты заявления и допсоглашения, формат удалёнки, дата начала. Сотрудника нужно ознакомить с приказом под подпись. buhgalteria.ru +1
Шаг 5. Отчётность
- В трудовую книжку запись о переводе на удалёнку не вносится.
- При переводе по инициативе работника уведомлять СФР не нужно.
- Если одновременно меняется должность или подразделение — подаётся подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в СФР с кодом «ДИСТ».
Важные нюансы
Место выполнения работы. Лучше указывать населённый пункт, а не точный адрес. Если прописать квартиру, то при переезде даже в соседний дом формально потребуется новое допсоглашение. Если указать только город — при переезде в другой город всё равно нужно оформить допсоглашение, но внутри города менять ничего не придётся.
Переезд за границу. Это самый спорный сценарий. Минтруд считает, что трудовой договор о дистанционной работе с лицом, находящимся за пределами РФ, заключить нельзя. Однако прямого запрета в законе нет, а поправки в НК РФ по НДФЛ косвенно допускают такой формат. Самый безопасный путь — оформить договор ГПХ вместо трудового. Если всё-таки оформляете трудовой договор, обязательно укажите, что сотрудник выполняет функцию дистанционно вне места нахождения работодателя — это позволит применять ставку НДФЛ 13/15% независимо от статуса резидентства.
Риск увольнения при переезде. По ст. 312.8 ТК РФ работодатель может расторгнуть договор с дистанционным сотрудником, если тот сменил местность и это делает невозможной работу на прежних условиях. Конкретные критерии «невозможности» в законе не определены, поэтому лучше заранее согласовать новый регион в допсоглашении.
Возврат в офис. Если удалёнка временная, после её окончания подписывается новое допсоглашение о возврате к прежним условиям. Если работник не вернётся — это можно квалифицировать как прогул.
