В условиях нестабильной экономики многие компании сталкиваются с вынужденными простоями из-за отсутствия заказов, срывов поставок или иных причин. Неправильное оформление простоя — один из самых частых поводов для споров с сотрудниками и проверок. Рассказываем, как действовать по закону, чтобы минимизировать риски.
Что такое простой?
Простой — это временная приостановка работы по экономическим, технологическим, техническим или организационным причинам (ст. 72.2 ТК РФ). Ключевые признаки:
- Временный характер – он не может быть объявлен на неопределенный срок или быть постоянным.
- Причина – должна быть реальной и документально подтвержденной.
- Оплата – простой подлежит оплате, за исключением случаев простоя по вине работника.
Шаг 1: Определяем и фиксируем причину простоя
Причина простоя – был вызван объективными обстоятельствами. Работник может оспорить ваше решение о простое, а обязанность доказывать его обоснованность лежит на вас.
Что сделать – Подготовить служебную записку от руководителя подразделения, который констатирует факт отсутствие работы (например, «В связи с отсутствием новых заказов на ноябрь 2025 года работы для специалистов отдела ОМТС отсутствуют»).
Шаг 2: Определяем причину простоя правильно
Перечень причин простоя законодательно не определен, но от причины простоя зависит размер оплаты.
- По вине работодателя: оплата не менее 2/3 средней заработной платыработника (например, плановый ремонт оборудования (п. 3 письма Минтруда России от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375)).
- При отсутствии вины сторон(например, вследствие чрезвычайных обстоятельств): оплата не менее 2/3 оклада (эпидемия, короновирус, эпизоотия, техногенная катастрофа, авария на предприятии, задержка авиарейсов в связи с плохими погодными условиями (п. 3 письмаМинтруда России от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375, письмо Роструда от 16.02.2024 № ПГ/01856-6-1)).
- По вине работодателя: оплата не менее 2/3 средней заработной платыработника.
- По вине работника: не оплачивается (не прошел медосмотр, не продлил водительское удостоверение, сломал оборудование, например, станок (письмо Роструда от 12.05.2011 № 1276-6-1)).
Шаг 3: Издаем приказ о простое
Это основной документ, на основании которого бухгалтерия будет начислять оплату.
Что включить в приказ:
- Конкретную причину (например, «снижение объемов оказания услуг и временное отсутствие заказов»).
- ФИО и должности работников.
- Дату и время начала простоя.
- Правильную формулировку: «Объявить простой по вине работодателя».
- Укажите срок.
- Поручение бухгалтерии о выплате (например, не менее 2/3 среднего заработка).
- Поручение ответственному лицу ознакомить работников с приказом.
Шаг 4: Знакомим работников с приказом
В первый же день простоя ознакомьте каждого упомянутого в приказе сотрудника с ним под личную подпись.
Шаг 5: Уведомляем работников (обязательный этап!)
Нельзя просто издать приказ в первый день простоя. Работника нужно заранее предупредить.
Что сделать:
- Подготовьте «Уведомление о простое»для каждого сотрудника.
- Укажите в нем причину, дату начала, вид простоя и размер оплаты.
- Вручите уведомление под подпись за 2-3 днядо начала простоя (или хотя бы накануне). Это докажет, что вы соблюли процедуру.
Шаг 6: Оплачиваем и завершаем простой
- Оплата: Начисляйте оплату за простой в установленные законом сроки вместе с авансом и зарплатой.
- Возобновление работы:Как только причины простоя устранены, издайте приказ о прекращении простояи ознакомьте с ним сотрудников.
Наиболее частые ошибки работодателя
- Указывать размытые причины простоя.Фразы «по организационным причинам» без расшифровки легко оспариваются в суде.
- Забывать о документах. Отсутствие служебной записки-основания и уведомлений делает любую процедуру уязвимой.
Резюме: Четкое следование процедуре — уведомление, обоснованный приказ, правильная классификация и оплата — защитит вас от претензий сотрудников и штрафов от трудовой инспекции.
