С электронными трудовыми книжками (ЭТК) действительно проще вести учёт, но из-за этого у работодателей появилось больше точек, где можно ошибиться. Я подобрала самые частые промахи — так будет проще их избежать.
Ошибки в отчётности
- Пропуск сроков подачи ЕФС-1. При приёме или увольнении отчёт нужно сдать не позднее следующего рабочего дня после приказа. При переводе, переименовании должности, реорганизации или выборе формата трудовой книжки — до 25-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошло событие. За задержку должностному лицу грозит предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей за каждый случай.
- Неверные персональные данные. Если в отчёте указаны ошибочные ФИО, дата рождения или СНИЛС сотрудника, СФР не примет документ. На исправление после уведомления фонда даётся пять рабочих дней. Поэтому советую сверять СНИЛС ещё при приёме на работу, до первой подачи отчёта.
- Некорректные формулировки. Например, указана статья ТК РФ, которая не соответствует тексту приказа об увольнении. Или в основании кадровых событий (приказ, допсоглашение) проставлены неверные номер и дата.
- Ошибки в кодах. С 30 декабря 2025 года в подразделе 1.1 ЕФС-1 исключены коды ДИСТ и НДОМ для дистанционных и надомных работников. Теперь код «ПЕРЕВОД» используется и при установлении, и при отмене неполного рабочего времени. Использование старых кодов ведёт к отказу в приёме отчёта. Также частая ошибка — указывать код выполняемой функции по ОКПДТР вместо ОКЗ (Общероссийского классификатора занятий).
- Путаница с совместителями. При приёме совместителя в ЕФС-1 нужно ставить код «1» (совместительство), а не «0» (основная работа). Если ошибиться, при увольнении данные в системе не сойдутся, и придётся сначала корректировать отчёт о приёме, а потом подавать отчёт об увольнении.
Ошибки в кадровых процессах
- Полное отсутствие передачи сведений. Если работодатель вообще не передаёт данные о трудовой деятельности в СФР, электронной книжки по сути нет.
- Невыдача формы СТД-Р при увольнении. Работодатель обязан выдать сотруднику справку со сведениями о трудовой деятельности в день прекращения трудового договора. Если этого не сделать, организацию могут оштрафовать по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (от 30 000 до 50 000 рублей), а при повторном нарушении — от 50 000 до 70 000 рублей.
- Прекращение ведения бумажной трудовой книжки без заявления работника. Если сотрудник не подавал письменного заявления об отказе от бумажной версии, работодатель не вправе по своей инициативе перестать её вести — нужно вести обе книжки параллельно.
Что делать, если ошибка уже есть?
Если работник обнаружил неточность (неверная должность, дата, формулировка увольнения), он подаёт работодателю письменное заявление с указанием ошибки и подтверждающими документами. Работодатель обязан исправить данные и направить корректные сведения в СФР.
Важное уточнение: работодатель может исправить только те ошибки, которые допустил сам. Если неточность внёс прежний работодатель, новый не вправе подавать за него корректирующие сведения в СФР — работнику нужно обращаться напрямую к тому, кто ошибся. Если прежняя организация ликвидирована, вопрос решается через СФР (через «Госуслуги» с подтверждающими документами) или в суде.
Как снизить риски?
- Назначьте ответственного за ведение ЭТК.
- Регулярно проверяйте актуальность форм отчётности — законодательство меняется.
- Сверяйте данные сотрудника на этапе приёма.
- Проводите внутренний аудит кадровых документов перед сдачей отчётов.
