Дистанционная работа: риски для работодателя

Переход на дистанционный формат работы, ускоренный пандемией и закрепленный изменениями в Трудовом кодексе РФ, создал для работодателей принципиально новые вызовы. Если первоначально многие компании воспринимали удаленку как временную меру, то сейчас она стала полноценным форматом трудовых отношений, требующим пересмотра традиционных подходов к управлению персоналом и минимизации юридических рисков.

Сложности контроля рабочего времени при дистанционной работе

Одной из ключевых проблем становится учет рабочего времени сотрудников. Статья 91 ТК РФ обязывает работодателя вести точный учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником. Однако при дистанционной работе традиционные методы контроля оказываются малоэффективными. Попытки внедрения системы постоянного видеонаблюдения или скриншотов рабочего стола могут быть оспорены как нарушающие право на неприкосновенность частной жизни.

• Более того, такие методы часто приводят к демотивации персонала и увеличению текучести кадров.
• В качестве компромиссного решения многие компании внедряют системы учета рабочего времени на основе результатов труда, а не количества проведенных за компьютером часов. Однако такой подход требует тщательной проработки системы KPI и показателей эффективности для каждой должности.

Проблемы охраны труда и техники безопасности

Обязанности по обеспечению безопасных условий труда сохраняются за работодателем даже при дистанционной работе. Согласно статье 214 ТК РФ, работодатель обязан обеспечить безопасность работников при эксплуатации оборудования, инструментов и сырья.

• На практике это означает, что компания должна либо компенсировать сотруднику стоимость приобретенного им оборудования, либо передавать ему необходимое техническое оснащение. Особую сложность представляет расследование несчастных случаев, произошедших в домашних условиях. Доказать, что травма получена именно в рабочее время и при выполнении трудовых обязанностей, крайне сложно. Судебная практика по таким вопросам только формируется, и многие дела решаются не в пользу работодателей.

Защита конфиденциальной информации

Одним из наиболее серьезных рисков при дистанционной работе становится угроза утечки конфиденциальной информации. Использование личных устройств сотрудников, передача данных через незащищенные каналы связи, отсутствие контроля за рабочим местом — все это создает возможности для несанкционированного доступа к коммерческой тайне и персональным данным. Работодателю необходимо разрабатывать комплексные меры защиты информации, включая использование систем шифрования данных, регламентов работы с информацией ограниченного доступа.

Особое внимание следует уделить подготовке и подписанию с сотрудниками дополнительных соглашений о конфиденциальности, где четко прописываются ответственность и порядок работы с защищаемой информацией вне офиса.

Сложности дисциплинарного контроля

Привлечение к дисциплинарной ответственности удаленных сотрудников связано с дополнительными сложностями. Требуется особенно тщательная фиксация фактов нарушения трудовой дисциплины — несвоевременного выполнения заданий, отсутствия на связи в рабочее время.

• Каждое нарушение должно быть документально зафиксировано, с учетом специфики дистанционной работы. Например, опоздание с выполнением задачи должно быть подтверждено электронной перепиской, записями в системе учета задач, при необходимости — нотариально заверенными скриншотами.

Налоговые и финансовые риски

Организация дистанционной работы может создать дополнительные налоговые обязательства. Если сотрудник работает из другого региона или страны, у работодателя может возникнуть обязанность по регистрации в качестве налогового агента в этом субъекте РФ или государстве. Несвоевременное исполнение этих обязанностей ведет к штрафам и начислению пеней. Также появляются дополнительные расходы на компенсацию использования личного оборудования, интернета, мобильной связи. Важно правильно оформить эти выплаты, чтобы они не были квалифицированы как необоснованная налоговая выгода.

Рекомендации по минимизации рисков

1. Для эффективного управления рисками дистанционной работы рекомендуется разработать внутренний регламент, детально регулирующий все аспекты удаленной работы. Документ должен содержать правила использования оборудования и программного обеспечения, порядок учета рабочего времени, меры по защите информации, процедуры отчетности и коммуникации. Все положения регламента должны быть отражены в трудовых договорах и дополнительных соглашениях с сотрудниками.
2. Особое внимание следует уделить подготовке руководителей подразделений к управлению удаленными командами. Менеджеры должны уметь эффективно коммуницировать на расстоянии, мотивировать сотрудников, контролировать результаты работы без микроменеджмента.
3. Регулярный аудит системы дистанционной работы позволяет своевременно выявлять и устранять возникающие проблемы. Такой аудит должен включать проверку соблюдения трудового законодательства, анализ эффективности удаленных сотрудников, оценку рисков информационной безопасности.
4. Грамотный подход к организации дистанционной работы позволяет не только минимизировать юридические и финансовые риски, но и повысить эффективность бизнеса за счет привлечения специалистов из разных регионов и снижения расходов на содержание офисных помещений.

Если вам требуется помощь по теме, затронутой в данной статье – можете связаться со мной. Я помогу вам.

Задайте вопрос всем юристам на сайте

659 юристов отвечают

48 минут среднее время ответа

458 вопросов за сутки

Опишите ваш вопрос или ситуацию простыми словами. Начните с вопросительных слов, таких как «Что», «Как», «Можно ли» и т.д.

Задать вопрос