На практике работодатели, выступающие налоговыми агентами, указывают ИНН сотрудника во всех отчетах и справках, если он им известен. Но если у иностранца пока нет ИНН, это не препятствует удержанию и перечислению налогов за него. НДФЛ с доходов работника работодатель перечисляет одним платежом вместе с налогами за других сотрудников, указывая свой ИНН как налогового агента.
Отдельный ИНН работника в платежном поручении на перечисление НДФЛ не требуется. Что касается отчетности, то действующие формы позволяют отчитаться и без ИНН работника. Например, в справке 2-НДФЛ (сведениях о доходах) поле «ИНН в РФ» заполняется только при наличии данных, если ИНН отсутствует, его можно оставить пустым. Налоговая служба разъяснила, что предоставление сведений о доходах без указания ИНН физлица (в случае, когда у работника его нет) не является правонарушением и не влечет штрафа. Отчет будет принят при условии корректного заполнения остальных данных, таких как ФИО, СНИЛС и т.д. Аналогичная позиция действует и для расчетов по страховым взносам: если у работодателя нет сведений об ИНН застрахованного лица, в отчетности по взносам в графе ИНН ставится прочерк, и контролирующий орган обязан принять такой расчет. Таким образом, отсутствие у сотрудника ИНН само по себе не нарушает закон ни со стороны работника, ни со стороны работодателя.
Однако, хотя прямой обязанности получать ИНН нет, на практике наличие ИНН у иностранного работника крайне желательно. Во-первых, это упрощает жизнь самому работодателю: с ИНН легче идентифицировать платежи конкретного сотрудника и избегать вопросов от налоговых органов. Известны случаи, когда инспекции, получая отчетность без ИНН работников, вызывают работодателя на комиссию для пояснений, почему сотрудники работают без налоговых номеров. Формально штрафа за это нет, но компании всё равно тратят время на дополнительные разъяснения. Во-вторых, ИНН часто необходим в процессе взаимодействия с государственными органами.
Например, без ИНН сложно подать декларацию о доходах, оформить вычет или получить некоторые госуслуги онлайн. Иностранному гражданину с ИНН проще открыть счет в банке или оформить тот же патент (как мы выяснили, без него патент вообще не выдадут). Наконец, ИНН присваивается один раз и действует постоянно, привязываясь к личности человека. Если иностранец планирует проживать и работать в России длительно (особенно в таких регионах как Краснодарский край или Адыгея, где активно привлекаются иностранные работники), лучше позаботиться о получении ИНН заблаговременно. Это несложная процедура: достаточно подать заявление с паспортными данными и регистрацией, и через несколько дней ФНС выдаст уведомление с вашим персональным номером.
Даже когда закон напрямую не требует ИНН, жизнь показывает, что без этого номера обойтись трудно. Поэтому разумно разобраться с оформлением документов заранее, чтобы трудовые отношения и расчеты с налогами проходили без лишних проблем.
